Интерьер переговорных зон

Обустройство переговорных комнат является важной задачей для каждой большой или средней компании, стремящейся вести успешный бизнес. В ходе встреч принимаются основополагающие решения, позволяющие идти дальше, развиваться и находить новых партнеров. Подготовка и проведение переговоров – один из самых ответственных моментов. Важно учесть все нюансы в комплексе, поскольку от этого во многом зависит исход встречи. Поэтому к оформлению переговорных комнат необходимо подходить с особой тщательностью. Мебель и интерьер не только формируют имидж, но и влияют на настроение переговорщиков. Поэтому от них зависит и результат. Если все грамотно продумать, получится создать идеальные условия для общения и встреч, склонить оппонента на свою сторону, аккуратно навязать нужное мнение.

Многофункциональность пространства

Такие помещения должны быть подготовлены для встреч с потенциальными бизнес-партнерами, конкурентами, клиентами и для внутренних совещаний. Чем больше возможностей будет давать пространство, тем больше пользы оно принесет компании. В любом офисе имеет смысл организовать каждое помещение таким образом, чтобы его функционал стал максимальным. Эффективность использования площадей имеет значение для всех без исключения. Это правило касается не только арендаторов, но и владельцев офисов. Прибыль должны приносить не только люди, квадратные метры также нужно полностью задействовать.

Помимо организации переговоров, внутренних совещаний, можно сделать так, чтобы переговорная в свободное время служила зоной отдыха для персонала, местом проведения корпоратива. Не всегда есть смысл создавать комнату только для важных встреч, т. к. помещение будет основную часть времени просто пустовать. Чем больше возможностей использования предусмотреть, тем полезнее окажется пространство. Это позволит экономить площади в офисе. Современная мебель дает возможность комплексно решить все задачи, сделать каждый квадратный метр максимально полезным, провести успешные переговоры, создать для персонала лучшие условия. Сотрудники всегда будут благодарными, если чувствуют заботу.

Имиджевая составляющая

Переговорная комната для каждой компании в определенном роде является визитной карточкой. Потенциальные бизнес-партнеры и клиенты по такому помещению составляют представление об организации. При оформлении интерьера важно использовать корпоративные цвета, сделать качественный, презентабельный и долговечный ремонт.

Однако удобство человека зависит не только от качества декора помещения. Мебель имеет основополагающее значение. Декор пространства создает атмосферу, приносит эстетическое удовольствие, но удобство полностью зависит от мебели. Всем участникам важно комфортно расположиться, иметь под рукой все необходимое. Переговоры бывают долгими и напряженными, могут длиться по несколько часов. От мебели зависит практически все, поскольку переговорщики уже перестают обращать внимание на оформление комнаты. Обстановка должна быть качественной, удобной и соответствовать статусу компании.

Грамотный подход

Первоначально важно решить, для каких именно целей будет использоваться пространство. Существует четыре основных концепции оформления помещения:

• общее,
• корпоративное,
• полностью закрытое,
• мультизадачное.

Сфера деятельности компании, особенности бизнеса, позиционирование на рынке – все это является определяющими факторами для принятия решения. Именно от них зависит выбор оформления для переговорной.

Универсальное решение

Общая концепция оформления пространства является наиболее распространенным. Помещение должно быть просторным, чтобы можно было комфортно разместить большое количество людей, создать для них благоприятные условия. О дизайне надо побеспокоиться, продумать все до мелочей. Важна не только визуальная привлекательность, но и максимальная функциональность. Лишнего в пространстве быть не должно. Большой стол и удобные кресла, место для презентации – этого вполне достаточно.

Если так оснастить помещение, в нем можно проводить переговоры любого уровня, собираться группами, проводить корпоративы и пр. Такое пространство подойдет и для конференций, семинаров. Универсальность позволяет максимально задействовать имеющиеся площади.

Если компания является крупной и значимой, такую комнату или зал обязательно стоит предусмотреть в офисе. Но! В любом случае следует ориентироваться на специфику работы, текущие потребности. Если бизнес налажен, в сборе большого количества людей нет потребности, то можно создать несколько небольших по площади переговорных помещений, позаботившись об их комфорте и оснащенности.

Интересным вариантом является создание большого зала для переговоров, который может делиться при помощи звукоизоляционных перегородок на несколько небольших. В результате решается ряд задач, получается создать условия для встреч разного количества людей. Использование перегородок со звукоизоляцией гарантирует конфиденциальность разговоров, исключает утечку информации, помогает максимально рационально использовать пространство.

Общую переговорную лучше всего расположить во фронт-зоне офиса. Она является наиболее ориентированной на работу с клиентами.

VIP-подход к оснащению

Закрытые пространства для переговоров относятся к уровню VIP. В такие комнаты могут заходить только руководитель компании и приглашенные им лица. В этом помещении каждый сантиметр должен быть эксклюзивно оформлен. Поэтому дизайнерам стоит внимательно проработать интерьерное решение, создать соответствующую атмосферу.

Картины, предметы мебели, техническое оснащение – все это необходимо предусмотреть. Помещение должно обеспечивать все необходимые условия в комплексе, чтобы все стороны переговоров чувствовали себя органично, комфортно, не отвлекались от сути по мелочам. VIP-решения необходимы всем компаниям, которые заботятся об имидже, стремятся себя высоко позиционировать на рынке, беспокоятся о репутации. Переговорные такого уровня обычно размещают в непосредственной близости от кабинета руководителя.

Корпоративные варианты

Переговорные корпоративного типа выглядят иначе. Безусловно, при ремонте и подборе мебели важно учитывать уровень компании или организации. Все должно соответствовать. Задачи у помещения совершенно иные, в отличие от предыдущего. Если подразумевается исключительно внутреннее использование, можно за идею принять принцип «максимум пользы и минимум затрат».

Рациональным является использование мобильных перегородок, модульной многофункциональной мебели. В результате получится менять интерьер в соответствии с текущими потребностями. Если грамотно все предусмотреть, получится обеспечить эргономику, создать условия, максимально подходящие для каждой встречи.

Дополнительно получится предусмотреть возможности для отдыха персонала. Это можно сделать, чтобы помещение не простаивало и ежедневно было полезным для организации или компании. Поэтому наличие в помещении мягкой мебели не будет лишним. Кулеры для воды, холодильники, микроволновая печь также приветствуются. Если правильно все продумать, получится обеспечить мультифункциональность пространства, которое будет нравиться всем посетителям.

Выбор мебели

Стол в переговорной может быть длинным, но намного практичнее установка овального, квадратного или круглого. Такие формы позволяют переговорщикам отлично видеть друг друга, чувствовать себя единым целым и принимать взаимовыгодные решения. Безусловно, все зависит от предполагаемого числа участников. Все должны сидеть удобно, ощущать себя максимально комфортно. Расстояние между переговорщиками имеет значение в любом случае.

Стулья или кресла также необходимо выбирать из учета размеров свободного пространства, обеспечения свободы действий переговорщиков. Газлифт, регулирование положения сидений и спинок, наличие роликов – все это дополняет комфорт. В любом случает необходимо ориентироваться на статус компании. Даже неважно, будет ли мебель с тканевой или кожаной обивкой. Ее удобство является первоочередным фактором.

Можно не покупать стулья или кресла, а отдать предпочтение диванам. Такая мебель позволяет расслабиться, чтобы ощущать себя органично в ходе переговоров. Возможно расположение помещения в бэк-офисе, если нет другой возможности. Это не помешает переговорному процессу, если гости себя будут комфортно чувствовать. Грамотный выбор мебели – залог желаемого результата!

Автор: Сергей Добронравов